el ciclo vital del documento

EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
10.1. EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO O LA TEORÍA DE LAS TRES EDADES
Es la denominación que se da a las distintas fases o etapas por las que va pasando el documento, desde su creación a su eliminación o selección para su custodia permanente.
Tradicionalmente se habla de tres edades. Se establecía en función de:
1.- El valor de los documentos; y
2.- La frecuencia de uso.
El objetivo es garantizar la presencia del archivero y las técnicas que aplica para que los documentos reciban el tratamiento adecuado en cada una de esas fases. Suelen ser 3 fases, pero en España se ha añadido una más a las tres tradicionales:
1.- Archivo de oficina.
2.- Archivo central.
3.- Archivo intermedio.
4.- Archivo histórico.

10.3.2. EL MODELO ESPAÑOL: EL SISTEMA ARCHIVÍSTICO DE LA ADMINISTRACIÓN
El problema del espacio también afecta a España alrededor de los años 50, cuando aparece la figura del tecnócrata, que estaba formado en modelos de gestión anglosajón pero a través de la óptica francesa. El resultado es inmediato y nacen en los Ministerios unas unidades llamadas Secretarías Generales Técnicas.
Dentro de estas surgen unas oficinas llamadas “Organización y Método” y tienen como objetivo el trabajo del Ministerio y establecer buenos métodos de trabajo. Se puso interés en el diseño y difusión de modelos de impresos. Van a potenciar el papel de las bibliotecas y centros de documentación en las instituciones de la administración publica, además de agilizar el trabajo diario.
Pero van a dedicar especial atención a los archivos y determinarán las funciones de los archivos administrativos, y haciéndolos depender de las Secretarías Generales Técnicas, como una unidad más.
SECRETARÍA GENERAL TÉCNICA

ARCHIVO CENTRAL OFICINA ORGANIZACIÓN Y MÉTODO

BIBLIOTECAS Y C. DE DOCUMENTACIÓN
Se establece la Ley de Procedimientos Administrativos de 1958, donde se destaca la necesidad de normalización y racionalización de los documentos. Como consecuencia, se intentó normalizar procedimientos y el establecimiento de impresos y formularios para la tramitación de expedientes homogéneos.
Más tarde, pero como consecuencia, se crea el Archivo General de la Administración (A.G.A.), por el Decreto 914/69. Se plantea como solución a la falta de espacio en las oficinas y depósitos de los archivos centrales. Su función es recoger, seleccionar, conservar y disponer con fines informativos y de investigación los fondos documentales de la administración pública que carezcan de vigencia administrativa.
Se dice que los Archivos Históricos Provinciales asumen también la función que el A.G.A., en lo referente a la documentación de la administración central periférica.
La sede se diseña con planta de V. Cuando se abre en 1975 se llena rápidamente de documentación de todo tipo. El sistema que se quería era que paulatinamente todos los organismos de la administración llevaran allí sus documentos.
ADMINISTRACIÓN CENTRAL

A.G.A. INSTITUCIONES CENTRALES DELEGACIONES PROVINCIALES
ARCHIVOS HISTÓRICO PROVINCIALES
La mayor preocupación era saber cuándo los documentos perdían vigencia administrativa y se centraron las preocupaciones en establecer los valores de los documentos y cuantificarlos mediante un cómputo cronológico
Así, se intentaron establecer calendarios con las edades del documento, que no eran de obligado cumplimiento:
1.- Archivo de Oficina, 5 años después de terminada la tramitación.
2.- Archivo central, 10-15 años.
3.- Archivo intermedio, hasta que alcanza la edad mínima de 25-30 años.
4.- Archivo Histórico, durante toda la vida del documento.
También se pretendía con estos calendarios saber cuando adquirían valor histórico los documentos, pero nunca se realizó el expurgo.
En los años 80 la directora del A.G.A. diseñó un sistema de control de archivos administrativos llamado SCAA (Seguimiento y Control de Archivos Administrativos), que se inspiraba en la necesidad de expurgar. Se estructura en 3 pasos:
1// Establecer un sistema de control que permitiera conocer el trámite de los documentos y su estado en el archivo de oficina antes de que se enviaran al archivo central de la institución. Eran encuestas que llegaban a distintas administraciones.
2// Control de la documentación en el momento de su ingreso en el archivo central y del A.G.A. Era un sistema normalizado para transferir la documentación del archivo de oficina al A.G.A.
3// Establecer un sistema para la valoración de los documentos que ya hubieran ingresado en los archivos sin ningún tipo de control previo. Esto requería estudiar y tipificar todos los tipos documentales y la documentación acumulada, atendiendo a los siguientes aspectos:
Denominación de la serie.

Fechas extremas.

Organismo productor descendiendo a la unidad productora.

Análisis de la tipología documental.

Signaturas.

Nivel de descripción adecuados.

Accesibilidad.

Vigencia administrativa.

Propuesta de eliminación o conservación definitiva.

Tipos de instrumentos de descripción.


Se denominó a todo ésto identificación, que constituye uno de los pilares de la Archivística actual. El programa se quedó en los papeles, pues no llegó a realizarse en su totalidad, y sólo se consiguió el que los archivos no aceptasen documentos si previamente no venían identificados.
Se crean Comisiones de Trabajo, que de alguna manera realizaron el trabajo del programa alrededor del año 1989, pero se pararon cuando se acabó el dinero. En la administración se hizo mucho, pero se avanzó mucho más en todo lo referente a metodología de identificación y trabajo que antes no existía y se expuso en las Primeras Jornadas que llevaban este mismo nombre: “Metodología para la identificación y valoración de series documentales”, celebradas en 1991.
Los Grupos de Archiveros Municipales de Madrid aplicaron la misma metodología a los archivos municipales. Ha dado lugar a un manual de tipología documental (también considerado como calendario de expurgo).
Los Ayuntamientos sí se han planteado seriamente el expurgo mientras que la Administración Central no se lo ha planteado. Sólo se conoce bien en los Gobiernos Civiles desde sus orígenes hasta la actualidad. Se ha realizado un intento en la Secretaría de Estado de Comercio.
Nuestro sistemas no funcionan porque nunca se ha cuestionado el expurgar, mientras que los americanos sí lo han hecho

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